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小倉広メルマガvol.336 正のサイクルでコミュニケーションを回す



vol.336 『正のサイクルでコミュニケーションを回す』 
出典:リーダーのための7つのステップ 49のコツ



◎必要があれば話し合う、ではダメ

私は、20代の多くを企画関係の仕事をして過ごしました。
事業企画室、編集部、組織人事コンサルテイング室。
常に複数のプロジェクトを抱え、同時進行で動かしていました。
そこで学んだのは、「必要があれば話し合う」のはダメだということ。

必要があってもなくても、
まず最初に話し合いを定例化すべきだということです。

たとえば、新商品開発プロジェクトが立ち上がったとします。
メンバーが顔を合わせた時に最初にやるのは、
毎週何曜日の何時に集まるのか、という
「コミュニケーションのプラットフォーム」をつくることです。

何をすべきか、どう分担すべきか、の前に、
コミュニケーションの場をつくる。
今から考えても、それは正しい進め方だと思います。

「必要に応じて話す」のではなく
「話し合いの場に合わせてやるべきことをつくる」。
これは、「コミュニケーションのしくみ化」に他なりません。
この視点でコミュニケーションを見てみると、
やるべきことがたくさん見えてくるのです。

◎1日1回、週1回、月1回

営業であれ技術者であれ、
チームのリーダーはメンバーと定期的にコミュニケーションを
取らなくてはなりません。
私はこれを、「1日1回、週1回、月1回」と呼んでいます。
1日1回は必ずメンバーと対面、もしくは電話で話をする。
そして業務日報を書いてもらい、週1回は面談をします。

1週間もあればメンバーの業務、あるいは心理状態に
何らかの問題が発生しているものです。それが大きくならないうちに、
問題を小さな芽の段階で摘んでおくのです。
そのためには対面のコミュニケーションが欠かせません。

そして、月1回はチーム全員で顔を合わせる。
そこで月次業績の共有をし、次月の方針を共有します。

1日1回、週1回、月1回。
これが、代表的なコミュニケーションのしくみ化なのです。

◎定例的なコミュニケーションを優先する
ところが、多くのリーダーはコミュニケーションの定例化を継続できません。
「今週は忙しかったから……」「急な仕事が入ったから……」などと
自分に言い訳をして、面談やミーティングを後送りにするのです。

するとどうなるか。
問題を芽の段階で摘むことができず、どんどんと問題を大きくしてしまう。
そしてそれに気づかないのです。やがて問題は現場で爆発し、
トラブルやクレームが発生します。
あなたは現場で応急処置に走り回ることになるでしょう。
そしてますますメンバーとの定例コミュニケーションの時間が取れなくなる。
見事なまでの負のサイクルに陥るのです。

そうならないために、コミュニケーションのしくみ化を優先しなくては
なりません。負のサイクルではなく、正のサイクルを確立するのが
強いチームのリーダーなのです。

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